Правила работы пользователей в читальном зале архивного отдела

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Настоящие правила разработаны в соответствии с Административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок, выписок, копий документов», решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 года №635.

1.2 Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах.

1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива. В читальном зале архива  могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

1.4. Плата за посещение читальных залов архива и пользование документами не взимается.

1.5. Режим работы читального зала:

понедельник и среда – с 10:00 ч. до 12:00 ч. и с 14:00 ч. до 16:00 ч.;

вторник, четверг и пятница с 14:00 ч. до 16:00 ч.;

суббота, воскресенье – выходные дни.

 

II. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА

 

2.1. Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архива на необходимый пользователям срок в течение текущего календарного года. При необходимости продления срок согласовывается с начальником архива или сотрудником читального зала.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими правилами и заполняют анкету установленного образца.

2.5. Оформление пропусков в читальный зал осуществляется сотрудниками читальных залов. Исследователь предъявляет паспорт.

III. ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

 

3.1. Пользователям предоставляются: имеющиеся в архиве справочно-поисковые средства.

3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архива, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива.

3.2.3. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из представленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.4. По специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства.

Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей или не нарушает правила техники пожарной безопасности.

3.3. Пользователи обязаны:

3.3.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах  архива.

3.3.2. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.3.3. После окончания работы при каждом посещении сдавать представленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.3.4. Строго соблюдать порядок работы с документами, гарантирующий обеспечение их сохранности.

3.3.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.4. Пользователь в соответствии с законодательством Российской Федерации несет полную ответственность за использование сведений, составляющих личную и семейную тайну гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу безопасности гражданина, могущих нанести ущерб его чести и достоинству.

IV. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ, МИКРОКОПИЙ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

 

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований).

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей и 10 дел. Особо ценные документы выдаются в количестве 1-5 дел.

4.3. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.3.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.3.2. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.4. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.5. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- выдачи их другому пользователю.

V. КОПИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

 

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, и др. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.

Изготовление ксерокопий свыше 500 листов производится по согласованию с руководством архива.

5.2. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.3. Копирование фондов, коллекций в полном объеме не производится.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

Копирование документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

5.4. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.5. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, и др., производится только с разрешения руководства архива в отдельном помещении и под контролем специально назначенного сотрудника.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

5.6. Копии документов оформляются архивом в установленном порядке и выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

5.7. Вынос копий документов за пределы читального зала архива оформляется специальным пропуском, подписанным руководством архива или ответственным лицом.