Архивный отдел является структурным подразделением муниципального казенного учреждения «Управление по транспортно-хозяйственному обеспечению, работе с населением, делопроизводству и архивному делу» Балаковского муниципального района (далее МКУ «УТХО РНД и АД» БМР).

В период с 1930 по декабрь 1999 года на территории города Балаково и Балаковского района функционировали следующие архивные учреждения:

Балаковский районный государственный архив. Из-за отсутствия документальных материалов установить точную дату образования Балаковского районного государственного архива не представляется возможным, но в протоколах заседаний Балаковского горисполкома за 1939 год имеется запись о зав.райархиве, что говорит о существовании райархива. Балаковский районный государственный архив входил в состав общего отдела исполнительного комитета Балаковского районного Совета депутатов трудящихся и был архивом с переменным составом документов. После истечения десятилетнего срока хранения документы, подлежащие постоянному хранению, передавались в филиал областного государственного архива (при его существовании).

Филиал государственного архива Саратовской области в городе Балаково. Был создан в мае 1975 года. Архив комплектовался, учитывал и использовал документы постоянного хранения документов г.Балаково периода с 1918 года. Распоряжением Правительства Саратовской области от 24 сентября 1999 года №419-Пр был ликвидирован филиал государственного архива Саратовской области в г.Балакове. Его документы вошли в состав архивного отдела муниципального образования Балаковского района Саратовской области.

Хозрасчетная группа по обработке архивных документов при райисполкоме.

С 16 декабря 1977 года в соответствии с решением облисполкома от 22 июля 1977 года №264 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов» на основании решения Балаковского райисполкома от 16 декабря 1977 года №327 была создана хозрасчетная группа по обработке архивных документов при райисполкоме. Она входила в состав общего отдела исполнительного комитета Балаковского районного Совета депутатов трудящихся, занималась обработкой архивных документов районных организаций.

Хозрасчетная группа по обработке архивных документов при горисполкоме. После создания филиала обгосархива в г.Балаково для осуществления научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу организаций, учреждений г.Балаково в июне 1975 года была создана производственная хозрасчетная группа по обработке документов при исполкоме Балаковского городского Совета депутатов трудящихся. Она входила в состав общего отдела исполнительного комитета Балаковского городского Совета депутатов трудящихся.

Межведомственный архив по личному составу при горисполкоме. В целях дальнейшего совершенствования архивного дела, для концентрации и централизованного хранения документов по личному составу городских организаций, 9 февраля 1983 года на основании решения исполнительного комитета Балаковского городского Совета народных депутатов от 9 февраля 1983 года №48/3 был создан межведомственный архив по личному составу при горисполкоме, содержащийся за счет спецсредств.

Межведомственный архив по личному составу при райисполкоме. С 13 апреля 1983 года решением исполнительного комитета Балаковского районного Совета народных депутатов от 13 апреля 1983 года №5/120 был создан межведомственный архив по личному составу при райисполкоме, содержащийся за счет спецсредств, обеспечивал сохранность и учет документов по личному составу  организаций Балаковского района, являющихся источниками комплектования архива.

С образованием Балаковского муниципального образования и принятием его Устава, в феврале 1997 года был создан архивный отдел администрации БМО. В состав архивного отдела входили: государственный районный архив с документами переменного состава, объединенный междуведомственный архив документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории БМО и группа по обработке архивных документов.

В январе 2000 года к архивному отделу присоединился архив с постоянным составом документов (бывший филиал государственного архива Саратовской области в г.Балаково). Архивный отдел входил в структуру администрации Балаковского муниципального образования.

23 мая 2008 года был создан сектор по архивным делам, который вошел в состав МУ «Транспортно-хозяйственное управление». В сектор входили специалисты архива по личному составу и группа по научно-технической обработке документов. С 1 февраля 2013 года в состав муниципального учреждения вошли все специалисты архивного отдела и он стал структурным подразделением МКУ «УТХО РНД и АД» БМР.

За период 1930-2013 годы неоднократно происходили изменения в названии и подведомственности архивных учреждений, располагавшихся на территории Балаковского района, но функции учреждений оставались прежними, главная из которых – обеспечение сохранности, государственный учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2013 году на основании постановления администрации Балаковского муниципального района от 23 января 2013 года №154 было создано МКУ «УТХО РНД и АД» БМР. За период с 2008 года по 2013 год название МКУ «УТХО РНД и АД» БМР неоднократно изменялось, а именно:

- муниципальное учреждение «Транспортно-хозяйственное управление» Балаковского муниципального района (постановление администрации БМР от 14 мая 2008 года №1700),

- муниципальное казенное учреждение «Транспортно-хозяйственное управление» Балаковского муниципального района создано путем изменения типа учреждения (постановление администрации Балаковского муниципального района от 23 декабря 2011 года №5137),

- переименовано в Муниципальное казенное учреждение «Управление по транспортно-хозяйственному обеспечению, работе с населением, делопроизводству и архивному делу» Балаковского муниципального района (постановление администрации Балаковского  муниципального района  от 23 января 2013 года №154).

Архивный отдел осуществляет в полном объеме исполнительные, распорядительные и контрольные функции по организации и развитию архивного дела на территории Балаковского муниципального образования. В архивном отделе формируются документы Архивного фонда Российской Федерации. В процессе деятельности архивного отдела МКУ «УТХО РНД и АД» образуются документы,  отражающие научную, историческую и практическую значимость в области архивного дела, а именно: годовые планы и отчеты, дела фондов, паспорт архива, списки фондов, реестр описей, отчеты, списки организаций-источников комплектования и др.