Прием архивных документов от ликвидированных организаций в архив осуществляется в соответствии с Федеральным Законом №125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации», Части 8, 10 статьи 23, методическими рекомендациями по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов)), Росархив 2014 год.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, организаций независимо от формы собственности в соответствующий архив на хранение поступают:

- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы,

- документы по личному составу.

При этом при ликвидации негосударственных организаций прием осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и архивом.

Архив контролирует правильность оформления дел, учетных документов, оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям-источникам комплектования по организации экспертизы ценности, упорядочению и передаче на постоянное хранение документов.

Работу по упорядочению документов, проведению экспертизы ценности документов, передаче их на хранение в муниципальный архив, транспортировке документов организует ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий за счет средств ликвидируемой организации.

Документы ликвидированных организаций принимаются в архив в упорядоченном состоянии, по акту приема-передачи вместе с соответствующими описями дел, документов.

Описи дел, документов постоянного хранения утверждаются, а описи дел по личному составу согласовываются соответствующей ЭПК. После утверждения (согласования) описей они представляются на утверждение председателю ликвидационной комиссией (ликвидатору) или конкурсному управляющему.

Методика составления описей раскрыта в «Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу».

Обязательным элементом описи является титульный лист с указанием полного названия ликвидируемой организации, имеющимися переименованиями, официально принятыми сокращенными названиями. При наличии большого количества переименований, многократных изменений подведомственности организации допускается указывать их в хронологической последовательности в листе переименований, помещаемом в описи после титульного листа (см. также примечания к пункту 22.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях).

Составляется и передается в архив историческая справка к фонду или дополнения к ней. Историческая справка состоит из следующих разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. Информация должна сопровождаться ссылками на соответствующие распорядительные документы (с указанием даты и номера документа).

Бесхозяйные архивные документы, документы, от которых собственник отказался, потерянные документы, если такие документы являются документами по личному составу или могут подлежать включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, принимаются в архив при угрозе утраты таких документов, при наличии в архиве материальных возможностей для их приема, упорядочения и хранения. Рекомендуется согласовывать возможность приема документов с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.