Архивный отдел является структурным подразделением МКУ «УТХО РНД и АД» БМР, взаимодействует с Управлением по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области http://ud.saratov.gov.ru по организационно - методическим вопросам и по его поручению осуществляет полномочия в деле обеспечения сохранности комплектования и использования документов постоянного хранения Архивного фонда области.

 

Задачи архива

 

Основными задачами архивного отдела являются:

1. Обеспечение сохранности, формирование, организация использования архивных фондов и архивных документов размещённых в хранилищах архивного отдела МКУ «УТХО РНД и АД» БМР.

2. Комплектование архивного отдела МКУ «УТХО РНД и АД» БМР документами архивного фонда Саратовской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

3. Обеспечение сохранности и государственного учета документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального района, хранящихся в архивном отделе.

4. Комплектование архивного отдела документами по личному составу ликвидированных государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Балаковского муниципального района, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, создание информационно-поисковых систем, банка и базы данных о документах архивного отдела.

6. Оказание организационно-методической помощи в деятельности ведомственных архивов содействие организациям, предприятиям, учреждениям списка №1, по научно-технической обработке документов  ведомственного архива.

7. Контроль за соблюдением, муниципальными и другими организациями учреждениями-источниками комплектования Архивного фонда Саратовской области, расположенными на территории Балаковского муниципального района, законодательства Российской Федерации в области архивного дела.

Функции архива

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1. Осуществляет хранение, комплектование и государственный учет документов, представляет в управление по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2. Разрабатывает и по согласованию с управлением по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области и представляет на утверждение директору МКУ «УТХО РНД и АД» БМР списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков,  организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

3. Принимает в установленном порядке меры к пополнению архивного  отдела документами, находящимися в собственности учреждений, общественных объединений и граждан.

4. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам  архивного отдела.

6. Информирует органы местного самоуправления Балаковского муниципального района и иные учреждения организации и предприятия, расположенные на территории Балаковского муниципального района, о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы.

7. Использует документы на выставках, радио и телевидение, в периодической печати, в установленном порядке представляет в читальный зал архивные документы органам местного самоуправления Балаковского муниципального района, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

8. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организаций и предприятий, источников комплектования архивного отдела находящихся на территории Балаковского муниципального района, в том числе по личному составу и организацией документов в делопроизводстве.

9. Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда Саратовской области, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования.

10. Информирует руководство МКУ «УТХО РНД и АД» БМР о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях и организациях списка № 1, других нарушениях законодательства РФ об архивном деле.

11. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел  учреждений-источников комплектования.

12. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПК управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи фото документов, описи дел по личному составу.

13. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организацию документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий списка №1, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

14. Подготавливает и передает соответствующие документы и описи к ним на согласование экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области для приема на хранение архивных документов организаций источников комплектования архива.

15. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

16. С учетом потребности использования документов создает банки и базы данных.

17. Вносит на рассмотрение руководства МКУ «УТХО РНД и АД» БМР предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

18. Проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от форм собственности, ранее выданных актов проверки работы архивов, по исполнению требований законодательства Российской Федерации в области архивного дела.

19. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.

20. Деятельность архивного отдела  состоит из следующих направлений:

- работы с архивными документами постоянного срока хранения;

- работы с архивными документами по личному составу;

- научно-технической обработке архивных документов;

- электронного документооборота с Пенсионными фондами Саратовской области.